老人ホーム事務職の「雑務ばかり」問題から脱出！状況改善とキャリアアップを目指す完全ガイド

この記事では、老人ホームの事務職として働くあなたが抱える「雑務ばかりで事務仕事ができない」「労働条件が求人内容と違う」といった悩みを解決するための具体的な方法を提示します。あなたのキャリアをより良い方向へ進めるために、今すぐできること、そして将来を見据えた対策を、キャリアコンサルタントの視点から詳しく解説します。

半年前から有料老人ホームで事務職として働き始めましたが、電話、窓口対応、お茶だし、年寄りの話し相手(苦情、愚痴、文句)ばかりです。

求人票には、事務以外に電話や来客対応と書いてあり、老人ホームなので、年寄りの相手はあることは分かっていたのですが、事務仕事がほとんどありません。先輩は事務仕事がメインで、電話、来客対応、窓口、お茶だしは全て私に押し付けてきます。前任者もそうだったみたいです。私が入社した時にはいませんでした。

何かあると年寄りが窓口にやって来て、「○○がない。は早くしろ。○○を盗まれた、警察に電話しろ」など、大声で怒鳴ってきてキレ出します。認知症や知的障害が多く、相手をするのに疲れます。私が困っていても誰も助けてくれません。

一応一人一人に担当の介護士がいるので、その介護しに言えばいいのに、何かあるとわざわざ遠い事務所までやってきます。毎日こんなのでもううんざりです。

老人ホームだからある程度仕方ないとはわかっています。しかし私が一番嫌なのはそういう仕事を全て私に押し付けてくることです。先輩たちは喋りながら仕事をしていて、後で私の対応の仕方にグチグチ言っています。もちろん、悪いところは直すのですが、明らかに術箱の隅をつつくようなことも言っています。

初めは電話も来客対応も慣れるためにあえて先輩はしないと思っていたのですがどうやら、違うようでこれが私の仕事になりました。

半年も経ったので電話も、来客対応も慣れてきたし、そろそろ皆で分担してほしいのですが、ずっとこんな仕事ばかり嫌になりました。

あとはコピー取りや、物品の購入など本当雑用ばかりです。

これも、仕事だと思って我慢すべきでしょうか？給料がよかったらまだ我慢できるのですが、給料は少なく、サービス残業は当たり前、老人ホームなので、年中無休、勤務時間も長く、良いところが一つもありません。労働条件が求人内容と違っていて完全に騙されました。

現状分析：なぜ「雑務」から抜け出せないのか？

まずは、あなたの置かれている状況を客観的に分析してみましょう。なぜ、あなたは「雑務」から抜け出せず、事務職としてのスキルを活かせないのでしょうか？

役割分担の問題: 先輩が事務仕事をメインで行い、あなたに電話対応、来客対応、お茶出し、入居者の対応といった「雑務」を押し付けている。
コミュニケーション不足: 困ったときに誰も助けてくれず、先輩からは対応の仕方についてグチグチ言われる。
労働条件とのギャップ: 求人内容と実際の仕事内容が異なり、給料、勤務時間、サービス残業など、労働条件に不満がある。
スキルアップの機会の欠如: 事務職としてのスキルを磨く機会がなく、雑務に追われる日々で成長を感じられない。

これらの問題が複合的に絡み合い、あなたの不満や不安を増大させていると考えられます。しかし、安心してください。これらの問題は、適切な対策を講じることで改善可能です。

ステップ1：現状を変えるための具体的な行動

現状を変えるためには、まず具体的な行動を起こす必要があります。以下の3つのステップで、状況改善を目指しましょう。

1. 上司とのコミュニケーション：現状と希望を伝える

まずは、あなたの直属の上司（施設長、事務長など）に、現状に対するあなたの考えを伝えましょう。具体的には、以下の点を明確に伝えることが重要です。

現在の業務内容と、求人票の内容との相違点: 事務職としての仕事がほとんどなく、電話対応や来客対応に多くの時間を割かれていること。
業務分担の見直しに関する希望: 事務仕事の機会を増やし、事務スキルを向上させたいと考えていること。
困ったときのサポート体制の強化に関する要望: 入居者の対応で困ったときに、先輩や他のスタッフから適切なサポートを受けたいこと。
具体的な提案: 事務仕事の分担、業務の優先順位の見直し、研修機会の提供など、具体的な改善策を提案する。

伝える際は、感情的にならず、冷静かつ客観的に話すことが重要です。事前に話す内容を整理し、伝えたいことを明確にしておきましょう。また、上司の話をきちんと聞き、相手の意見も尊重する姿勢を見せることで、建設的な話し合いができる可能性が高まります。

例文:

「〇〇様、いつもお世話になっております。入社して半年が経ち、業務にも慣れてきましたが、最近、事務職としての仕事と、電話対応や来客対応のバランスについて、少し悩んでいます。求人票では事務仕事がメインと記載されていましたが、現状では電話対応や来客対応に多くの時間を割いており、事務スキルを活かす機会が少ないと感じています。今後は、事務仕事の機会を増やし、事務スキルを向上させたいと考えています。また、入居者の対応で困った際に、先輩や他のスタッフの方々から適切なサポートをいただけると、大変助かります。可能であれば、業務分担の見直しや、事務に関する研修などの機会をいただけると嬉しいです。」

2. 周囲との連携：積極的にコミュニケーションを図る

上司とのコミュニケーションと並行して、周囲のスタッフとの連携を強化することも重要です。具体的には、以下の点を意識しましょう。

先輩とのコミュニケーション: 業務に関する疑問点や困っていることを積極的に質問し、アドバイスを求める。先輩の経験や知識を学び、自身のスキルアップに繋げる。
同僚との連携: 業務の分担や、困ったときのサポート体制について、同僚と協力し合う。情報交換を行い、問題解決に繋げる。
介護スタッフとの連携: 入居者の対応について、介護スタッフと情報共有し、連携を密にする。入居者の状況を把握し、適切な対応ができるようにする。

積極的にコミュニケーションを図ることで、孤立感をなくし、周囲からの協力を得やすくなります。また、人間関係が良好になることで、仕事へのモチベーションも向上するでしょう。

3. 記録と分析：業務内容を可視化する

自身の業務内容を記録し、分析することで、問題点を客観的に把握し、改善策を見つけ出すことができます。具体的には、以下の記録をつけましょう。

業務日報: 1日の業務内容、所要時間、困ったこと、改善点などを記録する。
タスク管理: 業務の優先順位、進捗状況、完了までの時間などを記録する。
問題点の記録: 入居者対応で困ったこと、先輩からのアドバイスなどを記録し、振り返りを行う。

これらの記録を定期的に見返し、改善点を見つけ出し、上司や同僚に共有することで、より効果的な改善に繋がるでしょう。

ステップ2：スキルアップとキャリアプランの構築

現状を変えるための行動と並行して、自身のスキルアップとキャリアプランを構築することも重要です。将来を見据え、積極的に行動しましょう。

1. 事務スキルを磨く：自己学習と資格取得

事務職としてのスキルを向上させるために、自己学習と資格取得に積極的に取り組みましょう。具体的には、以下のスキルアップを目指しましょう。

パソコンスキル: Word、Excel、PowerPointなどの基本的な操作スキルを習得する。
ビジネス文書作成スキル: 報告書、企画書、メールなどのビジネス文書作成スキルを習得する。
コミュニケーションスキル: 電話対応、来客対応、社内外との交渉スキルを磨く。
事務関連の資格取得: 秘書検定、MOS（Microsoft Office Specialist）、簿記などの資格を取得する。

自己学習には、オンライン講座や書籍などを活用し、効率的に学習を進めましょう。資格取得は、あなたのスキルを客観的に証明するだけでなく、キャリアアップにも繋がります。

2. キャリアプランを立てる：目標設定とロードマップ作成

あなたの将来のキャリアプランを具体的に立て、目標を設定しましょう。そして、その目標を達成するためのロードマップを作成し、計画的に行動しましょう。

目標設定: あなたが将来どのような事務職として活躍したいのか、具体的な目標を設定する。（例：事務リーダー、事務マネージャー、人事担当など）
現状分析: あなたの現在のスキル、経験、強み、弱みを客観的に分析する。
ギャップ分析: 目標と現状のギャップを明確にする。
ロードマップ作成: ギャップを埋めるための具体的な行動計画を作成する。
定期的な見直し: ロードマップを定期的に見直し、進捗状況を確認し、必要に応じて修正する。

キャリアプランを立てることで、あなたのモチベーションを維持し、目標達成への道筋を明確にすることができます。

3. 転職も視野に：情報収集と準備

現状の職場環境が改善しない場合や、あなたのキャリアプランと合致しない場合は、転職も視野に入れることも大切です。転職活動を始める前に、以下の準備を行いましょう。

情報収集: 転職サイト、転職エージェントなどを活用し、求人情報を収集する。
自己分析: あなたの強み、弱み、興味、価値観などを改めて分析し、自己PRを作成する。
職務経歴書の作成: あなたの職務経歴、スキル、実績などを具体的にまとめた職務経歴書を作成する。
面接対策: 面接で聞かれる可能性のある質問への回答を準備し、模擬面接を行う。

転職活動は、あなたのキャリアを大きく変えるチャンスです。しっかりと準備を行い、自信を持って臨みましょう。

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ステップ3：労働条件の改善と法的な知識

労働条件が求人内容と異なる場合、あなたの権利を守るために、以下の知識を身につけ、適切な行動を取りましょう。

1. 労働条件の確認：雇用契約書と就業規則

まずは、あなたの雇用契約書と就業規則をよく確認しましょう。労働時間、給与、休日、福利厚生などの労働条件が、求人内容と一致しているかを確認します。もし、相違点があれば、会社側に説明を求め、改善を要求することができます。

雇用契約書: 労働条件が明記されており、会社とあなたとの間で合意された内容が記載されています。
就業規則: 会社のルールが定められており、労働時間、休日、休暇、給与、服務規律など、労働に関する様々な事項が規定されています。

2. 労働基準法：最低限の権利を知る

労働基準法は、労働者の権利を保護するための法律です。最低賃金、労働時間、休憩、休日、有給休暇、解雇など、労働に関する様々な事項が定められています。労働基準法に関する知識を身につけ、あなたの権利を守りましょう。

労働時間: 1日8時間、1週40時間を超えて労働させることは原則として禁止されています。
休憩: 労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩を与えなければなりません。
休日: 毎週少なくとも1日の休日、または4週間を通じて4日以上の休日を与えなければなりません。
有給休暇: 雇い入れの日から6ヶ月間継続して勤務し、全労働日の8割以上出勤した労働者に対して、10日間の年次有給休暇を与えなければなりません。

3. 相談窓口の活用：専門家への相談

労働条件に関する問題や、職場でのトラブルを抱えている場合は、専門家に相談することも有効です。以下の相談窓口を活用しましょう。

労働基準監督署: 労働基準法違反に関する相談を受け付け、指導や是正勧告を行います。
弁護士: 労働問題に詳しい弁護士に相談し、法的アドバイスや、会社との交渉を依頼することができます。
労働組合: 労働者の権利を守るための組織であり、会社との交渉や、労働問題に関する相談に対応します。
ハローワーク: 職業相談や、求人情報の提供、職業訓練の案内などを行います。

専門家に相談することで、あなたの問題を客観的に分析し、適切な解決策を見つけ出すことができます。

成功事例：他の事務職の悩み解決

ここでは、同様の悩みを抱えていた他の事務職の人が、どのようにして状況を改善し、キャリアアップを実現したのか、具体的な事例を紹介します。

事例1：業務分担の見直しに成功したAさんの場合

Aさんは、有料老人ホームの事務職として働き始めたものの、雑務ばかりで事務仕事ができないという悩みを抱えていました。そこで、上司に現状を説明し、事務仕事の機会を増やしたいという希望を伝えました。同時に、業務日報を作成し、自身の業務内容を可視化することで、上司に状況を理解してもらいやすくしました。その結果、Aさんは、徐々に事務仕事の割合を増やし、スキルアップに繋げることができました。

事例2：転職でキャリアアップを実現したBさんの場合

Bさんは、労働条件が求人内容と異なり、サービス残業が当たり前という状況に不満を感じていました。そこで、転職活動を開始し、より良い労働条件の企業を探しました。自己分析や、職務経歴書の作成、面接対策などを徹底的に行い、見事、希望する企業への転職を成功させました。Bさんは、転職後、事務職としてのスキルを活かし、キャリアアップを実現しました。

まとめ：あなたのキャリアを切り開くために

この記事では、老人ホームの事務職として働くあなたが抱える「雑務ばかり」「労働条件が合わない」といった悩みを解決し、キャリアアップを実現するための具体的な方法を解説しました。現状を変えるための行動、スキルアップとキャリアプランの構築、労働条件の改善と法的な知識の習得、これらを総合的に実践することで、あなたのキャリアをより良い方向へ進めることができます。

あなたのキャリアは、あなた自身の手で切り開くことができます。積極的に行動し、あなたの理想とする未来を実現しましょう。もし、一人で悩みを抱え込まず、ぜひ専門家である私たちにご相談ください。あなたのキャリアを全力でサポートします。

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