社長の指示が理解できない！事務員が抱える悩みと円滑なコミュニケーション術

あなたは今、職場でこんな悩みを抱えていませんか？

とある数名の企業で働いている事務員です。社長の指示がわかりづらく困っています。こちらが会話中、理解できなかったので、◯◯では？と言うと、イライラしたように、だから◯◯◯してくれ。と言われ、明らかに社長の指示が理解しづらいのです。こちらが理解できていないとわかると嫌な言い方をされ、モチベーションが下がっています。

例えば、社長はaをbする。という指令を私に出したいとします。私もなんとなく話の流れから、aをbにしたいのだろうと流れを読みますよね？ところが、社長の口からの指示はcをbしてくれに変わってるのです。え？cをbですか？と聞くと、aをbするんだろう！（←ここではまた正しく戻っている。）と、私がいかにも間違って解釈したと思い、苛々されます。

私は社長がそういう間違いが多いのは知っているので、必ず◯◯ということですね？と確認してから業務に取り組んでいますが、最近のこのきつい言い方に、仕事を引き受けたくない、自分でやってほしいと思ってしまいます。仕事ではとても信頼されており、たくさんの広い業務を任せてきます。会社の重要な業務や、CAD、営業や、現場へ出たりなど、通常の事務員以外の業務もやってます。私自身社長に感謝も恩もありますので、なんで、こんな業務も私が代行しなければ、、と不満もあることもありますが、前向きにやってきました。

が、最近の社長は向こうの指示に非があるのに、私が叱られ、本来の業務しかしたくない。余計な仕事は頼んでこないでほしい。それぐらい、自分でやってほしい。力になりたいとも、思えません。こんな気持ちばかり芽生えて、もう一緒に仕事したくないです。次言われたら、本当にカチンときそうなので、抗議したいです。

いくら社長といえど、仕事に関しては、対等ではないですか。社長は経営に長けてるのだから経営、社長には出来ないことを私が担っているのだから、対等にどちらが偉いとかそういう問題はではないと思います。そんな、社長のミスや間違いが多いのを事前にカバーするように念入りに仕事していたのあの物の言い方にムカッ腹たってます。社長も半分痴呆のような状態なんだと思います。どのように指摘したらいいのでしょう。信頼していた社長が嫌いになりつつあります。

今回の記事では、このような状況を打開するための具体的なコミュニケーション術と、あなたのキャリアを守るためのヒントを、キャリアコンサルタントの視点から徹底解説します。社長との関係改善、そしてあなた自身のキャリアアップのために、ぜひ最後までお読みください。

なぜ社長の指示はわかりにくいのか？原因を理解する

社長の指示がわかりにくい原因は、いくつか考えられます。原因を理解することで、具体的な対策を立てることができます。

コミュニケーション能力の課題: 社長の指示が曖昧であったり、論理的な思考が苦手である可能性があります。また、言葉の選び方や説明の仕方に問題がある場合も考えられます。
認知能力の低下: 加齢や健康状態により、思考力や記憶力が低下している可能性があります。これは、指示内容の矛盾や、同じことを何度も繰り返すといった行動として現れることがあります。
情報伝達の不足: 社長が伝えたい情報を十分に伝えきれていない場合があります。例えば、背景や目的を説明せずに、具体的な指示だけを伝えてしまうことで、誤解が生じやすくなります。
業務への理解不足: 社長があなたの業務内容を十分に理解していない場合、的確な指示を出すことが難しくなります。結果として、指示が抽象的になったり、誤った指示を出すことにつながることがあります。

これらの原因を理解した上で、具体的な対策を講じることが重要です。例えば、社長の指示を理解するために、積極的に質問したり、メモを取ったりすることが有効です。また、社長の指示内容を整理し、不明な点を具体的に確認することで、誤解を防ぐことができます。

具体的なコミュニケーション改善策

社長とのコミュニケーションを改善するための具体的な方法を、ステップごとに解説します。

ステップ1: 指示内容の確認と記録

社長の指示が出たら、まず以下の点を意識して確認しましょう。

指示内容の明確化: 指示された内容を正確に理解するために、不明な点は積極的に質問しましょう。「具体的に何をすれば良いのか？」「いつまでに完了すれば良いのか？」など、具体的な質問をすることで、誤解を防ぎ、スムーズに業務を進めることができます。
記録の徹底: 指示内容をメモに残す習慣をつけましょう。メモを取ることで、指示内容を整理し、後で確認することができます。また、口頭での指示だけでなく、メールやチャットなど、記録に残る形で指示をもらうことも有効です。
復唱による確認: 指示内容を理解したら、自分の言葉で復唱して確認しましょう。「つまり、〇〇ということですね？」と確認することで、認識のズレを修正し、誤解を防ぐことができます。

ステップ2: コミュニケーションの工夫

円滑なコミュニケーションを図るために、以下の点を意識しましょう。

相手に合わせた伝え方: 社長の性格や思考パターンに合わせて、伝え方を変えることが重要です。例えば、論理的な説明を好む社長には、根拠やデータに基づいた説明を、直感的な説明を好む社長には、簡潔で分かりやすい説明を心がけましょう。
質問の仕方: 質問をする際は、相手に不快感を与えないように注意しましょう。具体的に何が分からないのかを明確にし、「〇〇について、もう少し詳しく教えていただけますか？」など、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
フィードバックの活用: 業務報告や進捗報告の際に、積極的にフィードバックを求めましょう。「このやり方で問題ないでしょうか？」「何か改善点があれば教えてください」など、相手の意見を聞く姿勢を示すことで、コミュニケーションが円滑になります。

ステップ3: 関係性の構築

良好な関係性を築くことは、コミュニケーションを円滑にする上で非常に重要です。

感謝の気持ちを伝える: 普段から、感謝の気持ちを言葉で伝えましょう。例えば、「いつもありがとうございます」「おかげで助かっています」など、感謝の言葉を伝えることで、相手との距離が縮まり、良好な関係性を築くことができます。
相手の立場を理解する: 社長の立場や考え方を理解しようと努めましょう。社長がどのような状況で指示を出しているのか、どのような目標を持っているのかを理解することで、相手の意図をより深く理解し、円滑なコミュニケーションを図ることができます。
信頼関係の構築: 誠実な態度で業務に取り組み、着実に成果を出すことで、社長からの信頼を得ることができます。信頼関係が築ければ、コミュニケーションも円滑になり、仕事もスムーズに進むようになります。

具体的な言動の改善例

具体的な状況を想定し、どのように言動を改善すれば良いのか、例を挙げて解説します。

例1: 指示内容が曖昧な場合

状況: 社長から「この資料をまとめておいて」と指示があったが、具体的に何をすれば良いのか分からない。

改善例:

「この資料は、どのような目的でまとめるのでしょうか？」「誰に見せるための資料ですか？」「どのような形式でまとめれば良いのでしょうか？」など、具体的な質問をして、指示内容を明確にします。
「〇〇という内容について、資料を作成すれば良いということですね？」と、自分の理解を復唱して確認します。
「もしよろしければ、過去の資料を参考にさせていただいてもよろしいでしょうか？」と、具体的な行動プランを提案します。

例2: 指示内容に矛盾がある場合

状況: 社長から「〇〇をやってほしい」と指示されたが、以前に「〇〇はやってはいけない」と言われたことがある。

改善例:

「以前、〇〇については、〇〇という理由で控えるようにとおっしゃっていましたが、今回は何か事情が変わったのでしょうか？」と、過去の指示との矛盾点を指摘し、理由を確認します。
「〇〇については、〇〇という方法で進めてもよろしいでしょうか？」と、具体的な解決策を提案します。
「もし、〇〇という方法で進める場合、〇〇というリスクが考えられますが、いかがでしょうか？」と、リスクを提示し、対応策を検討します。

例3: 指示の言い方がきつい場合

状況: 社長から「なぜ、こんなこともできないんだ！」と、きつい口調で叱責された。

改善例:

まずは落ち着いて、相手の言葉を最後まで聞きましょう。
「ご指摘ありがとうございます。〇〇について、私の理解が不足していたため、ご迷惑をおかけしました。」と、素直に謝罪し、非を認めます。
「今後は、〇〇について、より注意して業務に取り組みます。」と、改善策を提示します。
「もしよろしければ、〇〇について、詳しく教えていただけますでしょうか？」と、具体的な質問をして、理解を深めます。

あなたのキャリアを守るために

社長とのコミュニケーションが改善しない場合、あなたのキャリアを守るために、以下の点を検討しましょう。

上司や同僚への相談: 困っていることを、信頼できる上司や同僚に相談してみましょう。客観的なアドバイスをもらったり、間に入ってもらったりすることで、状況が改善する可能性があります。
人事部への相談: 会社に人事部がある場合は、人事部に相談することも有効です。人事部は、社員の悩みを聞き、適切なアドバイスやサポートを提供してくれます。
専門家への相談: キャリアコンサルタントやカウンセラーなど、専門家に相談することも検討しましょう。専門家は、あなたの状況を客観的に分析し、具体的なアドバイスやサポートを提供してくれます。
転職の検討: 状況が改善せず、精神的な負担が大きい場合は、転職を検討することも選択肢の一つです。より良い環境で、あなたの能力を活かせる職場を探しましょう。

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まとめ：より良い職場環境を目指して

社長の指示が理解できない、言い方がきついといった状況は、多くの人が経験する悩みです。しかし、適切なコミュニケーション術を身につけ、関係性を改善することで、状況を打開することができます。

今回の記事で紹介したコミュニケーション改善策を実践し、より良い職場環境を目指しましょう。そして、もし状況が改善しない場合は、あなた自身のキャリアを守るために、他の選択肢も検討してください。

あなたのキャリアがより良いものになることを、心から応援しています。

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