デイサービス介護職員の悩み：経過報告書へのネガティブな記述はNG？ 正しい報告書の書き方と職場環境改善への道
デイサービス介護職員の悩み：経過報告書へのネガティブな記述はNG？ 正しい報告書の書き方と職場環境改善への道
デイサービスにおける介護職員の皆様、経過報告書作成でお困りのことと思います。管理者からの厳しいチェック、ネガティブな記述へのダメ出し…、現場のリアルな声を反映した報告書作成に悩むのは、決してあなただけではありません。本記事では、この問題を解決するための具体的な方法と、より良い職場環境を作るためのヒントをご紹介します。
ケーススタディ：二つのデイサービスの経過報告書と、その結果
AデイサービスとBデイサービス、それぞれ異なる経過報告書作成のスタイルと、その結果を見てみましょう。
Aデイサービス：管理者は、報告書にネガティブな記述を一切許しません。「良い面だけを報告する」という方針です。結果、利用者の状態変化への対応が遅れ、ケアマネジャーとの連携もスムーズではありませんでした。利用者からの苦情も増え、職員のモチベーションも低下。最終的には、サービスの質低下につながりました。
Bデイサービス：管理者は、報告書にネガティブな記述も許容します。ただし、単なる不満の羅列ではなく、「事実」と「課題」を明確に記述し、「改善策」を提案するよう指導しています。結果、ケアマネジャーとの連携が強化され、利用者への適切な対応が可能になりました。職員は、自分の意見を反映できることにやりがいを感じ、モチベーションも向上。サービスの質向上にも繋がりました。
このケーススタディから分かるように、経過報告書は「良いことだけ」を書くものではありません。重要なのは、事実を正確に伝え、課題を共有し、改善策を検討することです。ネガティブな情報を隠蔽することは、かえって問題を悪化させる可能性があります。
経過報告書の正しい書き方：事実、課題、改善策の３点セット
では、具体的にどのように経過報告書を作成すれば良いのでしょうか？ポイントは、以下の３点です。
- 事実の正確な記述：感情的な表現を避け、客観的な事実を簡潔に記述します。「不穏行動が多発」ではなく、「〇〇日に、利用者Aさんが興奮状態になり、大声で叫ぶ場面があった」のように、具体的な状況を記述します。日付、時間、状況、対応などを明確に記載することで、正確な情報伝達が可能になります。
- 課題の明確化：事実を記述した上で、そこから読み取れる課題を明確に記述します。「利用者Aさんの興奮状態の原因は不明だが、今後の対応策を検討する必要がある」のように、課題を具体的に示すことで、改善策の検討がスムーズに進みます。介護記録、看護記録、リハビリ記録など、関連する記録を参照することで、より正確な課題の特定が可能になります。
- 改善策の提案：課題を解決するための具体的な改善策を提案します。「利用者Aさんの興奮状態を抑制するため、〇〇ケアを試みる」「担当者間で情報共有を強化する」など、具体的な行動計画を記述することで、効果的な改善策の実施につながります。また、改善策の実施結果についても、次回の報告書で報告することで、継続的な改善活動が可能になります。
これらの３点を意識することで、ネガティブな情報も、建設的な情報として活用できます。報告書は、単なる記録ではなく、チーム全体で利用者の状態を把握し、より良いケアを提供するための重要なツールです。
職場環境改善のための５つのステップ
管理者の考え方がどうしても変わらない場合、職場環境自体を見直す必要があります。以下に、職場環境改善のための５つのステップを示します。
- 上司との面談：まずは、上司と直接話し合い、経過報告書に対する考え方の違いを丁寧に説明します。具体的な事例を挙げながら、現状の問題点と、改善策を提案することで、理解を得やすくなります。良好な人間関係を築き、信頼関係を構築することが重要です。
- 同僚との情報共有：同じ悩みを抱えている同僚がいるかもしれません。情報共有することで、問題に対する理解を深め、解決策を見つけるヒントを得られます。チームとして問題解決に取り組むことで、より効果的な改善策が実現します。
- 社内規定の確認：社内規定やマニュアルに、経過報告書の書き方に関する規定がないか確認します。規定があれば、それに基づいて報告書を作成することで、管理者との認識のずれを防ぐことができます。規定がない場合は、新しい規定を作ることを提案するのも良いでしょう。
- 外部機関への相談：どうしても解決できない場合は、労働組合や専門機関（弁護士など）に相談することを検討しましょう。専門家のアドバイスを受けることで、適切な対応策を見つけることができます。相談する前に、記録や証拠をしっかり残しておきましょう。
- 転職の検討：それでも状況が改善しない場合は、転職も視野に入れるべきです。自分の能力やキャリアプランを再考し、より働きやすい職場を探すことも重要です。転職活動を通して、自分の市場価値を再認識し、キャリアアップを目指すこともできます。
これらのステップを踏むことで、より働きやすい職場環境を実現し、自身のキャリアアップにも繋げることができます。
まとめ
経過報告書は、利用者の状態を正確に伝え、チーム全体でより良いケアを提供するための重要なツールです。ネガティブな情報も、事実と課題、改善策を明確に記述することで、建設的な情報として活用できます。管理者とのコミュニケーションを図り、職場環境の改善に取り組むことで、あなた自身の成長にも繋がります。
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