「申し送り」の違和感を解消！ビジネスコミュニケーションを円滑にするための具体的な方法

この記事では、ビジネスシーンでよく使われる「申し送り」という言葉に対する違和感をテーマに、その背景にあるコミュニケーションの本質と、より効果的な表現方法について掘り下げていきます。特に、あなたのキャリアアップやスキルアップを目指す上で、円滑なコミュニケーションがいかに重要であるか、具体的な事例を交えながら解説します。あなたのビジネスコミュニケーション能力を向上させ、より自信を持って仕事に取り組めるよう、具体的なアドバイスを提供します。

会社の人なんですけど、『申し送り』をよく使います。

「◯さんから、□と言う申し送りがありました」とか、電話で「不在にしていますので申し送ります」とか、特に上司へ「申し送りをしました」と言うのにはすごく違和感を覚えます。

「伝える」「報告した」「連絡する」で良いと思うんですけど。ちなみに病院や介護施設での申し送りでは無く、通常の業務での事です。会話だけで無く文面にも使うのです。

間違いでは無いのでしょうけど違和感で気持ち悪いです。どう思いますか？

「申し送り」という言葉に違和感を覚える、というあなたの気持ち、よく理解できます。ビジネスシーンにおける言葉遣いは、相手に与える印象を大きく左右します。特に、キャリアアップを目指す上で、言葉遣いは非常に重要な要素となります。今回は、この「申し送り」という言葉に対する違和感を入り口に、ビジネスコミュニケーションを円滑に進めるための具体的な方法を、ケーススタディを交えて解説していきます。

1. 「申し送り」という言葉の背景にあるもの

「申し送り」という言葉は、元々は医療や介護の現場で、患者さんの状態やケア内容を引き継ぐ際に使われる専門用語です。それが、なぜ一般のビジネスシーンで使われるようになったのでしょうか？

考えられる理由として、

正確性の重視: 情報を正確に伝えたいという意識の表れ。
丁寧さの演出: 相手への敬意を示すため。
慣習: 組織内で長年使われてきた言葉遣いが踏襲されている。

などが挙げられます。しかし、これらの意図が、受け手によっては違和感や不自然さを感じさせてしまうこともあります。

2. ケーススタディ：あなたの違和感を具体的に分析

あなたの抱える違和感を、具体的なケーススタディを通して分析してみましょう。

ケース1：上司への報告

「◯さんから、□と言う申し送りがありました。」

この表現は、一見すると丁寧ですが、情報が一方的に伝達された印象を与えがちです。上司とのコミュニケーションは、双方向であることが理想です。報告は、単なる伝達ではなく、問題解決や意思決定に繋がるための情報共有の場であるべきです。

ケース2：不在時の対応

「電話で『不在にしていますので申し送ります』」

この場合、「申し送ります」という言葉は、相手に「伝言を残します」という意味合いで使われます。しかし、電話の相手にとっては、自分が直接話を聞けない状況を「申し送り」という言葉で表現されると、どこか事務的で冷たい印象を受ける可能性があります。

3. より効果的なコミュニケーションのための代替表現

では、「申し送り」という言葉の代わりに、どのような表現を使えば、より円滑なコミュニケーションを図ることができるのでしょうか？

3-1. 状況に応じた表現の使い分け

上司への報告: 「◯さんから、□についてご報告がありました。」「◯さんから、□についてお話がありました。」など、より双方向のコミュニケーションを意識した表現に変えることで、相手との距離を縮め、建設的な対話に繋げることができます。
不在時の対応: 「◯さんはただいま席を外しております。□について伝言をお預かりしております。」「◯さんは本日、外出しております。折り返しご連絡いたします。」など、相手への配慮を示しつつ、具体的なアクションを提示することで、より丁寧な印象を与えることができます。
メールでの連絡: 「◯さんから、□についてご連絡がありました。」「◯さんから、□についてお知らせがありました。」など、簡潔かつ正確な表現を用いることで、誤解を防ぎ、スムーズな情報共有を促すことができます。

3-2. 具体的な表現例

「◯さんから、プロジェクトの進捗状況について報告がありました。」
「◯さんから、会議の日程変更について連絡がありました。」
「◯さんは、お客様からの問い合わせについて、伝言を残しています。」
「〇〇様より、お電話がありました。〇〇の件で、〇〇とお伝えくださいとのことです。」

これらの表現は、相手に不快感を与えることなく、情報を正確に伝えることができます。また、あなたのコミュニケーション能力を向上させ、周囲からの信頼を得やすくなります。

4. コミュニケーション能力を高めるためのスキルアップ

言葉遣いだけでなく、コミュニケーション能力全体を向上させることも重要です。以下に、具体的なスキルアップの方法を紹介します。

4-1. 傾聴力

相手の話を注意深く聞き、理解しようと努める姿勢が大切です。相槌を打ったり、質問をしたりすることで、相手に「話を聞いている」という安心感を与えましょう。傾聴力を高めることで、相手との信頼関係を築き、より深いコミュニケーションが可能になります。

4-2. 質問力

相手から情報を引き出すために、効果的な質問をすることが重要です。オープンクエスチョン（例：「どのように考えていますか？」）とクローズドクエスチョン（例：「〇〇について、ご存知ですか？」）を使い分け、相手の考えを深堀りしたり、必要な情報を効率的に収集したりしましょう。

4-3. 表現力

自分の考えを分かりやすく伝える能力も重要です。論理的な構成で話したり、具体的な例を挙げたりすることで、相手に理解してもらいやすくなります。また、言葉遣いだけでなく、表情や身振り手振りなどの非言語コミュニケーションも意識しましょう。

4-4. フィードバック力

相手に対して、建設的なフィードバックを行うことも重要です。相手の行動や発言の良い点、改善点を具体的に伝え、相手の成長を促しましょう。フィードバックは、相手との信頼関係を深め、チーム全体のパフォーマンス向上にも繋がります。

5. キャリアアップに繋がるコミュニケーションの重要性

円滑なコミュニケーションは、あなたのキャリアアップに大きく貢献します。なぜなら、

人間関係の構築: 良好な人間関係は、仕事の円滑な遂行に不可欠です。
情報共有の促進: 正確な情報伝達は、問題解決や意思決定の質を高めます。
リーダーシップの発揮: 周囲を巻き込み、目標達成に向けてチームを導くために必要です。
自己表現力の向上: 自分の意見を的確に伝え、周囲に影響を与えることができます。

あなたのコミュニケーション能力が向上すれば、上司や同僚からの評価が上がり、昇進や昇給に繋がる可能性も高まります。また、新しいプロジェクトへの参加や、責任あるポジションへの抜擢など、キャリアの選択肢も広がります。

6. 成功事例：コミュニケーション能力でキャリアを切り開いたAさんのケース

Aさんは、入社当初、言葉遣いが少しぎこちなく、周囲とのコミュニケーションに苦労していました。しかし、彼は積極的にコミュニケーションスキルを磨き、上司や同僚との関係を改善しました。具体的には、

傾聴力の向上: 相手の話を注意深く聞き、理解しようと努めました。
質問力の強化: 積極的に質問し、情報を収集しました。
表現力の改善: 自分の考えを分かりやすく伝えられるように練習しました。

その結果、Aさんは周囲からの信頼を得て、プロジェクトリーダーに抜擢されました。彼は、チームをまとめ、目標を達成し、見事、昇進を果たしました。Aさんの成功は、コミュニケーション能力がキャリアアップに不可欠であることを証明しています。

7. 組織文化への影響：より良い職場環境を築くために

あなたの言葉遣いやコミュニケーションスタイルは、周囲に影響を与えます。あなたが意識して、より丁寧で、相手を尊重する言葉遣いを心がけることで、職場のコミュニケーション文化を改善することができます。例えば、

オープンな対話の促進: 活発な意見交換を促し、風通しの良い職場環境を築く。
相互理解の深化: 相手の立場や考えを理解し、協力関係を築く。
チームワークの強化: 一体感を醸成し、目標達成に向けて協力する。

あなたの行動が、組織全体のコミュニケーション文化を向上させ、より働きやすい職場環境を創り出すことに繋がります。

この記事を読んで、コミュニケーション能力を向上させたい、もっと自信を持って仕事に取り組みたいと感じたあなたへ。

もっとパーソナルなアドバイスが必要なあなたへ

この記事では一般的な解決策を提示しましたが、あなたの悩みは唯一無二です。
AIキャリアパートナー「あかりちゃん」が、LINEであなたの悩みをリアルタイムに聞き、具体的な求人探しまでサポートします。

今すぐLINEで「あかりちゃん」に無料相談する

無理な勧誘は一切ありません。まずは話を聞いてもらうだけでも、心が軽くなるはずです。

8. まとめ：今日からできること

「申し送り」という言葉への違和感をきっかけに、ビジネスコミュニケーションの重要性、そして円滑なコミュニケーションを実現するための具体的な方法について解説しました。今日からあなたができることは、

言葉遣いの見直し: 「申し送り」という言葉の代わりに、より適切な表現を使う。
傾聴力の向上: 相手の話を注意深く聞き、理解しようと努める。
質問力の強化: 積極的に質問し、情報を収集する。
表現力の改善: 自分の考えを分かりやすく伝える練習をする。

これらの行動を継続することで、あなたのコミュニケーション能力は確実に向上し、キャリアアップに繋がるはずです。あなたのビジネスライフが、より豊かなものになることを願っています。

“`

コメントするコメントをキャンセル

お役立ちコンテンツ

転職体験談

転職ノウハウ

転職コラム

コミュ力が、
最強の武器
になる。

まずは登録