ユニット型特養のシフト作成：3ユニット29名体制の最適化と夜勤配置の攻略法
ユニット型特養のシフト作成：3ユニット29名体制の最適化と夜勤配置の攻略法
この記事では、新規開設するユニット型特別養護老人ホーム（特養）におけるシフト作成の悩みに焦点を当て、特に3ユニット体制での人員配置、夜勤体制の構築、そして行政への提出を意識した実践的な解決策を提案します。長年のキャリア支援経験から培ったノウハウと、多くの介護施設の成功事例を踏まえ、具体的なテクニックと、シフト作成を円滑に進めるための戦略を解説します。 特に、夜勤体制の構築に苦戦されている施設運営者の方にとって、役立つ情報が満載です。
1. 人員配置の最適化：常勤・非常勤のバランスと役割分担
まず、3ユニット29名体制における人員配置の最適化について考えましょう。常勤3名、非常勤2名体制では、特に早番・日勤・遅番の配置に課題が生じやすいです。これは、各ユニットの最低人員確保と、職員の休暇取得を両立させることが困難なためです。
そこで、以下の点を考慮した人員配置を検討しましょう。
- 役割分担の明確化：各職員に「ユニットリーダー」「記録担当」「生活支援担当」など、具体的な役割を割り当てることで、業務の偏りを防ぎ、効率的な運営を実現できます。特に、ユニットリーダーには、シフト作成や人員調整といった役割も担わせることで、スムーズな運営に繋がります。
- 常勤・非常勤の連携：常勤職員は、シフト作成や人員管理、教育などを中心に担当し、非常勤職員は、日々の介護業務を中心に担当する役割分担を明確にすることで、シフト作成の負担を軽減できます。非常勤職員の採用においては、柔軟な勤務形態に対応できる方を優先的に採用することも重要です。
- スキル・経験の考慮：経験豊富な職員をリーダーとして配置し、新人職員の指導や教育に当たらせることで、チーム全体のスキルアップを図り、人材育成にも繋がります。また、経験豊富な職員を夜勤に多く配置することで、夜間の緊急対応にも対応できます。
- 人員配置シミュレーションツールの活用：Excelや専用のシフト作成ソフトなどを活用することで、様々なパターンをシミュレーションし、最適な人員配置を検討できます。複数のシミュレーション結果を比較検討することで、より効率的なシフトを作成できます。
2. 夜勤体制の構築：単発・連続夜勤のメリット・デメリット
夜勤の入りや明けで人繰りにつまづくという課題は、多くの介護施設が抱える共通の悩みです。単発夜勤と連続夜勤、それぞれのメリット・デメリットを比較検討し、施設の状況に最適な体制を構築しましょう。
- 単発夜勤：
- メリット：多くの職員に夜勤を経験させることができ、人員確保が比較的容易。職員の負担を分散できる。
- デメリット：夜勤明けの疲労による日勤業務への影響、夜勤体制の確保に多くの職員が必要となる可能性がある。
- 連続夜勤：
- メリット：夜勤業務に慣れた職員が対応できるため、業務の質が向上する可能性がある。夜勤専従職員を確保することで、日勤職員への負担軽減が期待できる。
- デメリット：職員の負担が大きくなる可能性がある。夜勤専従職員の確保が困難な場合もある。
最適な夜勤体制は、職員数、職員の経験・スキル、施設の規模など、様々な要素によって異なります。単発夜勤と連続夜勤を組み合わせるハイブリッド型も有効です。例えば、経験豊富な職員には連続夜勤を、比較的経験の浅い職員には単発夜勤を割り当てるなど、職員の特性を考慮した柔軟な対応が重要です。
3. シフト作成テクニック：効率化と柔軟性の両立
シフト作成を円滑に進めるための具体的なテクニックをいくつかご紹介します。
- シフト作成ソフトの活用：Excelなどの表計算ソフトや、専用のシフト作成ソフトを活用することで、人員配置のシミュレーションや、シフト作成にかかる時間を大幅に削減できます。これらのソフトは、職員の希望休やスキルなどを考慮した上で、最適なシフトを作成するのに役立ちます。
- 職員の希望休の考慮：職員の希望休を最大限に考慮することで、職員のモチベーション向上に繋がります。シフト作成前に、職員から希望休を聞き取り、それを反映したシフトを作成しましょう。ただし、希望休の調整が困難な場合は、職員と話し合って調整する必要があります。
- 早番・日勤・遅番のローテーション：早番、日勤、遅番をローテーションさせることで、職員の負担を軽減し、公平性を保つことができます。ただし、ローテーションの頻度やパターンは、職員の負担や業務の効率性を考慮して決定する必要があります。
- 非常勤職員の活用：非常勤職員を効果的に活用することで、急な欠勤や繁忙期の人員不足に対応できます。非常勤職員の採用にあたっては、柔軟な勤務形態に対応できる方を優先的に採用することが重要です。
- 定期的なシフトの見直し：作成したシフトは、定期的に見直すことで、改善点を見つけることができます。職員からのフィードバックを参考に、より効率的で働きやすいシフトへと改善していきましょう。
4. 1ユニットあたりの人員配置基準：行政基準の確認と柔軟な対応
「昼間は1ユニットごとに常時1名以上の介護職員、または看護職員を配置」という基準は、各都道府県の条例やガイドラインによって異なります。必ず、管轄の行政機関に確認し、基準を満たしたシフトを作成しましょう。
基準を満たした上で、早番・遅番2名体制を実現できる可能性はあります。ただし、これは、職員のスキルや経験、入居者の状態など、様々な要素を考慮した上で判断する必要があります。万が一、緊急事態が発生した場合に備え、迅速に対応できる体制を整えておくことも重要です。
5. まとめ
ユニット型特養のシフト作成は、人員配置、夜勤体制、行政基準など、多くの要素を考慮する必要がある複雑な作業です。しかし、適切な人員配置、柔軟なシフト作成、そして職員との良好なコミュニケーションを心がけることで、円滑な運営を実現できます。
この記事で紹介したテクニックを活用し、最適なシフトを作成することで、職員の負担軽減、業務効率の向上、そして入居者への質の高いサービス提供に繋げましょう。
もっとパーソナルなアドバイスが必要なあなたへ
この記事では一般的な解決策を提示しましたが、あなたの悩みは唯一無二です。
AIキャリアパートナー「あかりちゃん」が、LINEであなたの悩みをリアルタイムに聞き、具体的な求人探しまでサポートします。
無理な勧誘は一切ありません。まずは話を聞いてもらうだけでも、心が軽くなるはずです。