介護事務の引き継ぎ、何から始める？円満退職のための完全ガイド
介護事務の引き継ぎ、何から始める？円満退職のための完全ガイド
この記事では、介護事務として働くあなたが、円満な退職を実現するために、引き継ぎをスムーズに進めるための具体的な方法を解説します。退職までの限られた時間を有効に使い、後任者だけでなく、あなた自身も気持ちよく次のステップに進めるためのヒントが満載です。
今日は27歳女性です。7月30日に寿退社することになりました。6月30日が最終出社日です。
介護施設の事務として働いています。事務といっても、シフト上はほぼ現場で、毎日定時を迎えてから事務作業をする状態でした。株式会社から出ている施設なのですが、元々は介護施設でなく、介護と関係ない福祉用具をレンタルする営業所の事務として入る話しだったのですが、入社すれば全く違う介護施設の介護職員でした。採用担当の上司へ講義しましたが聞く耳は持ちませんでした。
私以外のスタッフは40、50代が多く、パソコンを使える人はほとんどいません。私と施設長の二人ぐらいです。電源の入れ方がわからない（電源ボタンは押せてもログインができない。毎度毎度どうするんだけ！？と聞かれる）ローマ字も打てない
そんな状態なので、私以外に事務作業を出来るスタッフがおらず、なかなか辞めさせてもらえませんでした。
結婚することになり、退社する旨はもう去年の12月ごろ伝え、半年前から伝えていました。2月に辞めたかったのですが、今の現状厳しいので夏まで伸ばしてくれと上司からたのまれました。7月末に辞めることになったのですが、これも私から4月頃に切り出さなければ、なあなあに無かったことにされていたかもしれません。多分上司は上司の仕事でいっぱいで、下のスタッフや現場の事は頭になかなか入らないようです。
退社する事を伝えてから退社するまで十分時間はあったと思うのですが、結局最終出社１ヶ月前になって引き継ぎのする人がいない！とバタバタしています。ずっと現状のスタッフでなんとかしようとしていたらしいのですが、やっぱり厳しいと分かったのか今更になり職員を募集することになりました。結局きてくれたとしても、引き継ぎは到底間に合いません。上司の中では事務の内容なんてささっと出来るとでも思っているのでしょう。
私が介護事務をやることになった際も引き継ぎはバタバタと4日ほどしかありませんでした。しかもいざ事務をやる一週間前になって事務職員雇ったからと言われました。その方はすぐ辞めてしまったので結局私がやることになりましたが、必死で時間が無いなりに覚えたのにかなりショックでした。
当時はなんとか詰め込みましたが、わからないことが次から次へと出てくるわ、聞きたくても聞く人が分からず、辛かったです。
とても一週間ぐらいじゃ覚えきれないです。
きっとこのままだと引き継ぐ人がいないかもしれない…と自分なりの引き継ぎノートを作ってみてはいますが、やっぱり実践しないと覚えられないと思うので、ノートだけだと不十分だと思います。
一時しのぎで、施設長へ引き継ぎ、新しい事務の人が来たら施設長から引き継いでもらうことになりました。しかし、この施設長も10入った情報は8忘れてしまう人です。スタッフ間からもかなり苦情が出ており、あまり頼りないです。
メモもその場でとってはいますが、ぐちゃぐちゃで特に復習してまとめている様子はありません。もちろん一回では覚えられないとは思うので、何度でも教える覚悟はあります。ですが、「そういえば教わった気がするけど忘れちゃった」と、そんな作業あったな～なんだっけ？レベルなら質問してもらえますが、施設長の場合その作業があったことすら一ミリも覚えて無いのです。2回目の同じ作業なのに初めて聞いたような反応、もしくは「え？教わってないです」と全く覚えてない（しらを切ってる？）
もう「教わってないんで分からないです」と責任転換されないように、引き継ぎノートを作っている状態です。
さらに１ヶ月退職日を伸ばされそうでしたが、さらに上の上司が幸い理解ある人でした。こちらのミスで後任者を用意出来なかった上、もう退職届も社長まで届いているのに、さらに伸ばしてもらう事は出来ない、予定通り退職させなさいと直属の上司は言われたそうです。
有給22日使い、最後の１ヶ月を過ごそうと思っていました。上司は私の有給は10日ほどしかないと思っていたようで（上司から本社の人事部へ私の残りの有給日数を確認したのに勝手に10日だと思っていたみたいです。給与明細には22日残っていました。）私からもこっそり本社に確認したら22日でした。
最終出社日から退職日まで何日か欠勤が出るはずだからそこで出勤してもらおう、ちょっと余裕あると思ってたみたいです。
もうなにからなにまでいい加減です。
私が嫌なのが、私は教える気があるのに、事務作業が出来ないことを「教えてくれなかった、分からない」と私のせいにされるんじゃないかという点です。引き継ぎノートの他に何かやれる事はあるでしょうか？よろしくお願いします。
ご相談ありがとうございます。介護事務の引き継ぎは、非常に重要な業務です。特に、あなたのように、十分な引き継ぎ期間がない状況では、不安を感じるのも当然です。この記事では、あなたの抱える不安を解消し、後任者がスムーズに業務を引き継ぎ、あなたが気持ちよく退職できるよう、具体的な対策を提案します。
1. 現状分析：抱えている問題点を整理する
まずは、現状を客観的に分析し、問題点を整理することから始めましょう。あなたの状況を詳細に分析すると、以下の問題点が浮かび上がります。
- 十分な引き継ぎ期間の確保が難しい: 後任者の決定が遅れており、引き継ぎ期間が短い可能性があります。
- 後任者のスキルレベルの懸念: パソコンスキルや事務経験がない可能性があり、引き継ぎがスムーズに進まない可能性があります。
- 上司の理解不足: 事務作業の重要性や引き継ぎの必要性に対する理解が不足している可能性があります。
- 施設長の記憶力への不安: 引き継ぎ相手となる施設長の記憶力に不安があり、引き継ぎがスムーズに進まない可能性があります。
- 「教えていない」と言われることへの不安: 後任者が「教えてもらっていない」と主張し、責任転嫁されることへの不安があります。
これらの問題点を踏まえ、具体的な対策を検討していきましょう。
2. 引き継ぎノートの作成と活用：万全の準備を
すでに引き継ぎノートを作成しているとのこと、素晴らしいです。しかし、ノートだけでは不十分です。ノートの作成と並行して、以下の点を意識し、より効果的な引き継ぎを目指しましょう。
2-1. ノートの構成と内容
引き継ぎノートは、後任者が業務を理解し、スムーズに引き継げるように、分かりやすく、具体的に作成することが重要です。以下の点を参考に、ノートをブラッシュアップしましょう。
- 業務内容の明確化: 担当している業務をリストアップし、それぞれの業務内容を具体的に説明します。
- 手順のステップバイステップ化: 各業務の手順を、ステップごとに細かく説明します。画面キャプチャや図解を積極的に活用し、視覚的に分かりやすくします。
- 使用ツールの説明: 使用しているソフトやシステム、WebサイトのURL、ログイン情報を記載します。パスワードは、セキュリティに配慮し、別途管理することも検討しましょう。
- 関連書類の整理: 業務に関連する書類（マニュアル、書式、帳票など）を整理し、ノートにリンクを貼ったり、ファイル名を記載したりします。
- 困ったときの対応策: よくある質問やトラブルシューティングをまとめ、後任者が困ったときに役立つようにします。
- 連絡先リスト: 業務に関わる関係者の連絡先（社内外）を記載します。
2-2. ノートの活用方法
ノートを作成するだけでなく、積極的に活用することが重要です。以下の点を意識しましょう。
- 説明会: ノートの内容を説明する時間を設け、後任者と一緒にノートを見ながら、業務の流れを説明します。
- OJT（On-the-Job Training）: 実際に業務を行いながら、ノートの内容を説明し、後任者に実践してもらいましょう。
- 質疑応答: 後任者からの質問に丁寧に答え、疑問点を解消します。
- ノートの更新: 業務内容に変更があった場合は、ノートを速やかに更新し、常に最新の状態を保ちます。
3. 施設長との連携：記憶力への対策
施設長が引き継ぎの相手となる場合、記憶力への不安は大きいでしょう。しかし、いくつかの対策を講じることで、スムーズな引き継ぎを実現できます。
- 記録の徹底: 施設長とのやり取りは、必ず記録に残しましょう。メール、議事録、メモなど、形式は問いません。
- 定期的な確認: 引き継ぎ内容を定期的に確認し、理解度をチェックします。
- 反復練習: 同じ内容を繰り返し説明し、理解を深めます。
- 視覚的なツール: 図解やフローチャートなど、視覚的なツールを活用し、理解を助けます。
- 第三者の活用: 可能であれば、他のスタッフや、本社の人事担当者など、第三者に協力してもらい、引き継ぎをサポートしてもらいましょう。
4. 周囲への協力要請：円滑な引き継ぎのために
一人で抱え込まず、周囲の協力を得ることも重要です。以下の方法で、周囲の協力を得ましょう。
- 上司への報告: 引き継ぎの進捗状況や、後任者の決定状況について、上司に定期的に報告し、必要に応じて指示を仰ぎましょう。
- 同僚への協力依頼: 事務作業に詳しい同僚がいれば、引き継ぎのサポートを依頼しましょう。
- 本社への相談: 本社の人事担当者に、引き継ぎに関するアドバイスやサポートを求めましょう。
5. 責任転嫁を防ぐための対策：証拠を残す
後任者から「教えてもらっていない」と責任転嫁されることを防ぐために、以下の対策を講じましょう。
- 記録の徹底: 引き継ぎの際に使用した資料、説明した内容、質疑応答の内容などを記録に残します。
- 証拠の確保: メールやチャットの記録、ノートのコピーなど、証拠となるものを保管しておきます。
- 第三者の立ち会い: 可能であれば、第三者に引き継ぎに立ち会ってもらい、証言を得られるようにします。
- 上司への報告: 引き継ぎの進捗状況や、後任者の理解度について、上司に定期的に報告し、記録を残します。
6. 有給休暇の取得：計画的に
有給休暇を有効に活用し、心身ともにリフレッシュしましょう。退職までの期間を有意義に過ごすために、以下の点を意識しましょう。
- 計画的な取得: 有給休暇の残日数を把握し、計画的に取得します。
- 業務の調整: 有給休暇を取得する前に、業務の整理や引き継ぎを済ませておきます。
- 周囲への配慮: 周囲の状況を考慮し、迷惑をかけないように配慮します。
7. 最終確認と挨拶：気持ちよく退職するために
退職前に、以下の最終確認を行い、気持ちよく退職しましょう。
- 引き継ぎの完了確認: 後任者への引き継ぎが完了しているか、最終確認を行います。
- 業務の整理: 担当していた業務を整理し、不要なものを処分します。
- 私物の整理: 会社に置いてある私物を整理し、持ち帰ります。
- 挨拶: 上司、同僚、関係者へ、感謝の気持ちを込めて挨拶をします。
- 退職後の連絡: 退職後の連絡先を伝えておく必要があれば、伝えておきます。
8. 転職活動への準備：次のステップへ
退職後、転職を考えている場合は、早めに準備を始めましょう。以下の点を意識しましょう。
- 自己分析: 自分の強みや弱み、キャリアプランを明確にします。
- 情報収集: 興味のある業界や職種について、情報収集を行います。
- 求人情報の確認: 転職サイトやエージェントを活用し、求人情報を確認します。
- 応募書類の作成: 履歴書や職務経歴書を作成し、企業に合わせた内容に修正します。
- 面接対策: 面接対策を行い、自信を持って面接に臨めるようにします。
あなたの経験は、必ず次のキャリアに活かせます。自信を持って、次のステップに進んでください。
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9. まとめ：円満退職に向けて
今回のケースでは、十分な引き継ぎ期間がない、後任者のスキルに不安がある、上司の理解不足など、多くの課題を抱えています。しかし、諦めることなく、一つ一つ対策を講じることで、円満な退職を実現できます。
重要なポイントは以下の通りです。
- 引き継ぎノートの作成と活用
- 施設長との連携
- 周囲への協力要請
- 責任転嫁を防ぐための対策
- 有給休暇の取得
- 最終確認と挨拶
- 転職活動への準備
これらの対策を実践し、自信を持って、次のステップに進んでください。あなたのキャリアが、より豊かなものになることを心から応援しています。
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